Gestão Associação Confraria AD julho 2021 a julho 2023

Relatório de gestão do período de 25 de julho de 2021 a 25 de julho de 2023. Pela presidência.

Esta gestão assumiu a Associação com a proposta de criar processos e procedimentos dentro da Associação Confraria AD, a qual já continha um CNPJ, porém necessitava de princípios de organização e gestão corporativa para um melhor funcionamento e transparência de fluxo.

Criamos a linguagem de apresentação interna e externa da Associação Confraria AD como: missão, objetivo, propósitos e tudo que engloba a imagem empresarial para captar associados, patrocínios, parceiros e a partir disso foram criadas estratégias para formatar a associação, com metas que foram cumpridas ao longo desta gestão, para estar em crescimento constante e em movimento criativo ano a ano.

Objetivos cumpridos adquirindo a plataforma Associatec, a qual é alimentada pela secretária administrativa da associação e diretores eleitos, contém todos os dados referentes aos associados, ativos e inativos. Todos os dados de movimentação financeira, dados de eventos, parceiros, patrocínios, documentos de interesse comum e dos associados, ou seja, facilitando a burocracia mensal necessária que uma empresa sem fins lucrativos, chamada de Associação necessita para cumprir com seus impostos, situação bancária, contábil, governamental e com a junta comercial. Esta plataforma tem acesso todos os integrantes da diretoria como administradores e a secretaria administrativa da Confraria AD, que podem inserir atividades e conteúdo. Os associados adimplentes têm acesso por login e senha, podendo acessar conteúdo de transparência, se inscrever em eventos e demais atividades da Confraria AD e acesso a documentos partilhados e sua carteirinha de associado.

Criamos dois livros de ATA sendo um de registros obrigatórios como a junta comercial obriga, registrar com cada mudança se estatuto, gestão, regras, eleição etc.

E outro livro ATA onde registram-se todas as reuniões de diretoria e suas decisões. Ambos descritos e atendidos pela secretaria, sob supervisão da presidência.

Foram organizados os grupos de WhatsApp, assim como regras para os mesmos a fim de se ter maior organização da situação geral. Todos os grupos debaixo do nome Confraria têm a secretaria e os membros da diretoria como administradores e que são responsáveis pelas regras, ordem e adequações deles. Lembrando que a Confraria AD e corresponsável por tudo que se é publicado dentro dos grupos debaixo da associação e/ou que algum membro da diretoria está presente.

Foram criados processos e procedimentos em todas as diretorias e setores que permeiam a Associação, que tivemos passagem e fomos vendo a necessidade, falhas e aprendizado. Descrevendo suas funções, objetivos e missões, criando uma formula a ser seguida e para as próximas diretorias irem deste ponto para frente e melhorando o processo já vivido.

Assim como a inscrição de novos associados vimos por necessidade criar uma taxa de inscrição, e um processo de consultas, pré-ingresso a associação, para mantermos a harmonia de conduta interna e evitar entra e sai de associados e podermos manter uma anuidade de valor mais baixo, pois elas ainda não cobrem os custos anuais da associação.

Com todo esse material compilado criou se o Regimento Interno, para fácil consulta e tira dúvidas.

Conseguimos ter o valor financeiro de capital de giro, imexível para sobrevivência da associação por um ano, poupado e reservado. Como os padrões básicos de uma gestão empresarial.

A diretoria financeira cuida dos planejamentos das diretorias, orçamentos, pagamentos, investimentos e liberações de modo geral. Assim como entradas e saídas dos associados e apresentação do balanço anual aos confrades.

Os eventos de maior sucesso de cada diretoria colocamos como fixo e anual, para ajudar na programação de calendário e patrocínios durante a gestão. Lembramos que o ConfraDay é o evento que mais dá caixa financeiro para Associação Confraria AD, além de ajudar uma causa social, paga as contas mensais da Confraria.

Criamos o Clube de Benefícios trazendo um networking aos associados, benefícios de economia e trocas. São firmados contratos de dois anos com esses parceiros, para que se cumpram em ambas as partes as exigências necessárias, gerando movimento econômico.

Estivemos com um espaço dentro do Shopping Crystal o que nos trouxe notoriedade e maior visibilidade, uma experiencia única e fabulosa, nos gerando grandes negócios.

Fizemos um encarte comercial da Associação Confraria AD junto com a Revista Casa Sul, onde pudemos mostrar nosso propósito, missão e divulgar todos os associados. Que nos elevou a um patamar de maior visibilidade e confiança.

Atualizamos site, mídias, criamos divulgações semanais e a criação do ConfraPapo que mais uma vez trouxe parcerias e sucesso a nossa marca, que infelizmente não conseguimos manter ativo, porém e um canal que pode crescer muito. Fizemos merchandising para venda e concretização da nossa marca Confraria AD.

Fizemos negociações com publicações de anuários da área da Cidade onde nossos associados pudessem adquirir suas páginas em valores menores e com isso a Associação ganhava espaço de propaganda.

Foi criado o Desafio Fotográfico para mostrar ao público, cliente e sociedade a multidisciplinaridade dos profissionais da nossa área, exercer nossa criatividade e levar nossos nomes mais longe.

A Capacitação tomou um rumo mais planejado e organizado, tendo tema a coerentes e sincronizados, mantendo se o carro chefe da Confraria, que é nosso proposito maior.

Trocamos o advogado que presta assessoria por um que atuante e da área dos nossos profissionais, mantendo mais fácil linguagem e proximidade.

Entramos com processo de registro da marca e nome Confraria AD, junto ao advogado que presta assessoria a associação.

Conseguimos um canal direto com a Prefeitura Municipal de Curitiba, e um dia e horários semanais de consultas somente aos associados. E um canal de fácil contato com a Secretaria de Meio Ambiente de Curitiba.

Foi criado um grupo de Facilitadores de Projetos, que produziram todo um material de apoio técnico e prático para os confrades se apoiarem na hora de fazerem seus projetos padrão PMC e facilitar aos tramites de legislação.

Levamos a Ação Social a fazer solidariedade mais pontual usando de nossas profissões, trabalhando em executar obra, a quem tem instituição sem fins lucrativos constituída, firme e idônea, ajudando em suas necessidades físicas. Deixando a marca Confraria de solidariedade semestralmente. Criamos as doações PIX para facilitar para os confrades, e ajudar nessas obras.

Criamos o canal Ouvidoria para ajudar a manter um bom relacionamento entre associados, fornecedores e parceiros. Trazendo soluções e mostrando transparência.

Fizemos a primeira viagem internacional de um grupo dentro da Confraria. E muita melhoria nesta área. Percebemos que as viagens técnicas para Casa Cor e Revestir não deram mais quórum, pois o pessoal estava indo por conta de avião, carro ou sendo levado por fornecedores, deixamos o desafio de encontrar novos caminhos que movimente essa diretoria.

Criamos o programa ConfraAÇÃO de pontuação interna, por participação em atividades e doações, os quais na festa de aniversário são premiados com viagens agraciadas por nossos fornecedores.

Nossos grandes eventos de festa ficaram concentrados na festa de aniversário da Confraria, no primeiro semestre e na de Confraternização de fim de ano, no segundo semestre. Ajudando para captação de recursos externos e podendo concentrar os fornecedores na Capacitação que é o carro chefe, proposito e diferencial da Confraria AD.

O aniversário da Confraria priorizamos os associados, nossas ações, premiações. Os fornecedores são os que estão patrocinando o evento.

Na Confraternização priorizamos o que o nome diz e chamamos todos os fornecedores, parceiros, prestadores de serviço e patrocinadores que em alguma ação ou momento nos ajudaram durante o ano para assim mantermos laços, aumentarmos o networking e sermos gratos.

A qualidade de vida foi de encontro com as necessidades apresentadas pelos próprios associados ao longo da gestão e procuramos atenda-las da melhor forma. Mantendo os Desafios anuais pois são um sucesso!

Essa gestão foi intensa, unida, agregadora, houve ações mais formais para podermos implantar notoriedade, o que nos trouxe mais investimento e credibilidade externa.

Começamos e terminamos no mesmo grupo coeso e em sintonia, moldando e levando novos líderes para continuidade da nossa amada Confraria AD. A CONFRA!!!

Creio ter colaborado para concretização cada vez mais eficaz e eterna da Associação Confraria AD, fizemos muito e tem muito a ser feito, lapidado, moldado, mudado, acrescentado. Fizemos de forma ao próximo ir adiante com uma máquina engrenada e funcionando, e assim irmos somando num crescendo sem fim.

Com a notoriedade conquistada e a procura dos fornecedores por estar com a Confraria, vimos a necessidade de criar uma diretoria Comercial para cuidar especificamente do assunto que lhe compete dentro da Associação, fazendo o approach com os fornecedores e grandes empresas, apresentando nossa marca, valor e proposito, assim como projetos de acordo com a necessidade do tamanho de cada uma dessas empresas para que possamos receber valores de recursos de marketing, das mesmas, para serem investidos nas ações de todas as diretorias e não somente nos eventos. Podendo trazer maior integração entre as diretorias e ser mais eficiente no proposito da Associação, mas para que tudo isso pudesse acontecer tínhamos que implantar os processos e procedimentos que estes patrocinadores buscam para terem segurança, transparência e retorno ao investirem no grupo de profissionais.

Esse é nosso orgulho estarmos construindo nosso caminho como Associação Confraria de Arquitetura e Design, nossa querida Confraria AD, dentro e fora da cidade, e que essa se estabelecendo, passando pelas ondas do mercado, da pandemia, do mundo e crescendo. Senso sempre um desafio a vencer perante os profissionais que representa, as empresas que juntas movimentados o mercado.

Enfrentamos muitos desafios, vencemos muitos e fomos vencidos por alguns. Manter a assiduidade dos associados nas atividades, a colaboração dos voluntários no dia a dia da Confraria, planejar e executar as ações necessárias, manter a união e harmonia do todo não é uma tarefa fácil, mas nos traz crescimento e amadurecimento pessoal e profissional.

Sentimos uma necessidade das diretorias trabalharem mais interligadas e juntas o que ainda é um grande desafio.

 

Autor:

Gabriela Cristina Rucker Curi Antoniuk

Arquiteta e Urbanista

Presidente Associação Confraria Arquitetura e Design – CONFRARIA AD

Gestão 2021/ 2023